Bir eğitim ya da seminerin son işi sertifikadır ve çoğu zaman en uzun süren iş de odur. Katılımcı listesi bir dosyada, sertifika şablonu başka bir dosyada durur; isimler tek tek kopyalanır, PDF'ler tek tek kaydedilir ve tek tek e-postayla gönderilir. Yüz kişilik bir eğitimde bu yarım günü bulur. Ardından isim düzeltme talepleri ve "ben neden almadım?" e-postaları gelir.
Bu yazıda toplu sertifika oluşturmanın üç yolunu, her birinin hangi durumda işe yaradığını ve sertifika oluşturma programı seçerken nelere bakılması gerektiğini anlatıyoruz.
Katılım sertifikası ile sertifika arasındaki fark nedir?
Katılım sertifikası (katılım belgesi), kişinin bir eğitime, seminere ya da etkinliğe katıldığını gösterir. Başarı sertifikası ise bir sınav ya da değerlendirme sonucunda verilir ve kişinin belirli bir yetkinliği kazandığını belgeler. Bu yazıdaki yöntemler iki tür için de geçerlidir. Fark, kimin sertifika alacağına neyin karar verdiğidir: katılım sertifikasında katılım, başarı sertifikasında değerlendirme sonucu.
Kongre ve eğitimlerde katılım belgesinin içeriğini ve tasarımını katılım belgesi rehberimizde ayrıca ele aldık.
Toplu sertifika oluşturmanın üç yolu
1. Word ve Excel ile adres-mektup birleştirme
Sertifika şablonu Word'de hazırlanır, katılımcı listesi Excel'den bağlanır ve "adres-mektup birleştirme" ile her isim için bir sayfa üretilir. Ek bir program gerektirmez.
- Uygun olduğu durum: Yılda birkaç kez yapılan, katılımcı sayısı az eğitimler.
- Sınırı: Çıktı tek bir belge olarak gelir; kişi başına ayrı PDF ve e-posta için ek iş gerekir. Katılımcı listesi gerçek katılıma göre elle temizlenmelidir, aksi halde kayıt olup gelmeyenlere de sertifika çıkar.
2. Tasarım araçlarında toplu oluşturma
Bazı çevrim içi tasarım araçları, bir tablodan isimleri alıp aynı şablondan çoklu tasarım üretmeye izin verir.
- Uygun olduğu durum: Tasarımın ön planda olduğu, tek seferlik etkinlikler.
- Sınırı: Gönderim yine ayrı bir iştir. Katılım bilgisi araçta yoktur, listeyi doğru hazırlamak size kalır.
3. Kayıt ve yoklamaya bağlı sertifika sistemi
Sertifika, katılımcının kayıt bilgisinden ve yoklama kaydından otomatik üretilir. Kimin katıldığı zaten sistemde olduğu için liste temizlemek gerekmez; sertifika yalnızca katılanlara çıkar ve doğrudan katılımcıya ulaştırılır.
- Uygun olduğu durum: Düzenli tekrarlayan eğitimler, çok oturumlu programlar, katılımın belgelenmesi gereken kurumsal ve mesleki eğitimler.
- Sınırı: Kaydın ve yoklamanın da aynı sistemde alınmasını gerektirir. Bu genellikle bir sınır değil, avantajdır; ama yalnızca sertifika basmak isteyenler için fazla gelebilir.
Sertifika oluşturma programı seçerken nelere bakılmalı?
- Kendi tasarımınız: Logonuzun ve imzaların olduğu arka planı yükleyip ad, tarih ve eğitim adı gibi alanları üzerine yerleştirebiliyor musunuz?
- Katılıma göre üretim: Sertifika yalnızca gerçekten katılanlara mı çıkıyor, yoksa listedeki herkese mi?
- İsim doğruluğu: Sertifikadaki isim katılımcının kayıtta kendi yazdığı isim mi? Bu, düzeltme taleplerinin çoğunu baştan önler.
- Teslim: Sertifika katılımcıya kendiliğinden ulaşıyor mu, PDF olarak indirilebiliyor mu?
- Oturum bazında sertifika: Çok oturumlu programlarda her oturum ya da modül için ayrı sertifika verilebiliyor mu?
- Arşiv: Bir katılımcı aylar sonra sertifikasını tekrar istediğinde kolayca bulunabiliyor mu?
Sertifikada hangi bilgiler yer almalı?
- Katılımcının adı ve soyadı
- Eğitimin adı, tarihi ve süresi (saat olarak)
- Düzenleyen kurumun adı ve logosu
- Yetkili imzaları
- Gerekiyorsa belge numarası
Eğitim süresini saat olarak yazmak, sertifikanın özellikle kurum içi değerlendirmelerde ve özgeçmişlerde daha anlamlı olmasını sağlar.
Wibilet ile toplu sertifika
Wibilet'te sertifika şablonunuzu logonuz ve imzalarınızla yükler, katılımcı adı ve tarih gibi alanları yerleştirirsiniz. Eğitim günü girişte QR okutulur ve yoklama kendiliğinden alınır. Eğitim bitince sertifikalar yalnızca katılanlar için, katılımcının kayıtta yazdığı adla hazırlanır; katılımcının mobil uygulamasına düşer ve isterse PDF olarak indirir. Ayrıntılar katılım belgesi sistemi sayfamızda.
Eğitimin kaydını da aynı yerden almak isterseniz eğitim kayıt formu rehberimize göz atabilirsiniz. Wibilet'i 7 gün ücretsiz deneyebilir ya da örnek bir panel isteyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Katılım sertifikası e-Devlet'te görünür mü?
Hayır. Özel kurumların, derneklerin ve firmaların verdiği katılım sertifikaları e-Devlet'te görünmez. e-Devlet'te yalnızca bu sisteme entegre resmi kurumların düzenlediği belgeler yer alır.
Katılım sertifikası işe yarar mı?
Katılım sertifikası bir yetkinlik belgesi değildir, ancak kişinin ilgili eğitimi aldığını gösterir. Özgeçmişte, kurum içi eğitim kayıtlarında ve sürekli eğitim kredisi veren programlarda kullanılır.
Sertifikadaki isim hatalı çıkarsa ne yapılır?
Wibilet'te sertifikada katılımcının kayıt sırasında kendi yazdığı ad yer alır. Bu, yazım hatalarının çoğunu baştan önler; düzeltme gerekirse katılımcının bilgisi panelden güncellenir.
Online eğitimlere de sertifika verilebilir mi?
Evet. Online oturumlar Zoom'a bağlandığında katılım kaydedilir ve sertifika yüz yüze katılımcılarla aynı şekilde yalnızca katılanlara hazırlanır.
