Genel kurul günü kapıda en çok zaman alan iş, hazirun listesidir. Yüzlerce üyenin adını kâğıt listede bulmak, imza attırmak ve toplantı başlamadan önce yeter sayının sağlanıp sağlanmadığını hesaplamak, toplantının açılışını çoğu zaman geciktirir. Bu yazıda hazirun listesinin ne olduğunu, nasıl hazırlandığını ve genel kurul girişini dijital yoklamayla nasıl hızlandırabileceğinizi anlatıyoruz.
Hazirun listesi nedir?
Hazirun listesi, genel kurula katılma hakkı olan üyelerin adlarının yer aldığı ve toplantıya gelen üyelerin isimlerinin karşısını imzaladığı listedir. "Hazirun" kelimesi "hazır bulunanlar" anlamına gelir. Liste iki iş görür: toplantıya kimin katıldığını belgeler ve toplantı yeter sayısının (nisabın) sağlanıp sağlanmadığını gösterir. Dernekler, odalar, kooperatifler ve şirketler gibi genel kurul yapan bütün kuruluşlarda bu listenin doğru tutulması, toplantının geçerliliği açısından önemlidir.
Hazirun listesi nasıl hazırlanır?
1. Genel kurula katılma hakkı olan üyeleri belirleyin
Listenin temeli güncel üye kaydıdır. Aidat borcu, üyelikten ayrılma ya da yeni katılım gibi değişiklikler toplantıdan önce işlenmeli; tüzüğünüzde genel kurula katılma için bir şart varsa liste buna göre düzenlenmelidir.
2. Listeyi okunaklı ve sıralı hazırlayın
Üyeler alfabetik sırayla, üye numarasıyla birlikte listelenmelidir. Kapıda en çok vakit kaybettiren şey, aynı soyadına sahip üyelerin ya da Türkçe karakterleri bozulmuş isimlerin aranmasıdır.
3. Toplantıyı zamanında duyurun
Genel kurul toplantısının günü, saati, yeri ve gündemi üyelere tüzükte ve mevzuatta öngörülen süre içinde duyurulmalıdır. Dernekler için bu süre genellikle toplantıdan en az on beş gün öncedir; kendi tüzüğünüzü mutlaka kontrol edin.
4. Girişte imza ve yoklama düzenini kurun
Kalabalık genel kurullarda tek bir kayıt masası yetmez. Listeyi harf aralıklarına bölüp birden fazla masa açmak kuyruğu azaltır, ama nisap hesabını da zorlaştırır: her masanın sayısını ayrı ayrı toplamak gerekir.
Genel kurulda toplantı yeter sayısı nasıl hesaplanır?
Dernek genel kurulları kural olarak katılma hakkı olan üyelerin salt çoğunluğu ile toplanır; tüzük değişikliği ve fesih gibi konularda daha yüksek çoğunluk aranır. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz, ancak katılan üye sayısı yönetim ve denetim kurulu üye tam sayısının iki katından az olamaz. Kesin oranlar için kuruluşunuzun tüzüğünü ve ilgili mevzuatı esas alın.
Pratikte sorun hesabın kendisi değil, zamanlamasıdır: başkanlık divanı toplantıyı açmadan önce salonda kaç üyenin bulunduğunu bilmek ister. Kâğıt listede bu sayı ancak tüm masaların imzaları sayıldıktan sonra ortaya çıkar.
Kâğıt hazirun listesinin sorunları nelerdir?
- Kuyruk: Her üyenin adı listede tek tek aranır; kalabalık genel kurullarda giriş toplantının başlamasını geciktirir.
- Geç nisap: Salondaki üye sayısı, masaların sayımı bitene kadar bilinmez.
- Hatalı kayıt: Yanlış satıra atılan imzalar ve okunmayan isimler sonradan itiraz konusu olabilir.
- Arşiv yükü: Toplantıdan sonra listeyi bilgisayara geçirmek ve katılım istatistiği çıkarmak ayrı bir iş olur.
Dijital hazirun ve QR yoklama nasıl çalışır?
Dijital yoklamada imza listesi ortadan kalkmaz; listenin hazırlanması, kapıdaki arama işi ve sayım dijitalleşir. Dernek genel kurul yönetimi için Wibilet'teki akış şöyledir:
- Üye listesi Excel'den yüklenir. Ad, soyad, üye numarası ve iletişim bilgileri tek seferde sisteme aktarılır.
- Her üyeye kişiye özel QR davetiye gider. Davetiye e-posta ve WhatsApp ile gönderilir; toplantı yeri ve saati davetiyede yer alır. Ayrıntılar için QR davetiye sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.
- Girişte QR okutulur. Görevli üyenin QR'ını telefonla okutur; isim aramaya gerek kalmaz ve giriş birkaç saniye sürer. İnternet bağlantısı kesilse bile okutma devam eder.
- Salondaki üye sayısı anlık görünür. Başkanlık divanı, yeter sayının sağlanıp sağlanmadığını toplantıyı açmadan önce panelden görür.
- Toplantı bitince liste hazırdır. Kimin geldiği, kimin gelmediği ve giriş saatleri Excel olarak indirilir; imza için basılı liste de bu kayıttan, sıralı ve doğru şekilde hazırlanır.
Önemli bir not: Wibilet genel kurulda oylama yapmaz ve oturma planı hazırlamaz. Sistem, davetiye, giriş, yoklama ve katılım listesi tarafını yönetir; oylama ve tutanak süreci kuruluşunuzun mevcut düzeniyle devam eder.
Dijital yoklamanın genel kurula katkısı nedir?
- Giriş kuyruğu dakikalardan saniyelere iner.
- Nisap toplantı açılmadan önce, kesin olarak bilinir.
- Katılım listesi toplantı biter bitmez hazırdır, elle aktarım gerekmez.
- Bir sonraki genel kurul için üye katılım geçmişi elinizde olur.
Genel kurul hazırlığına şimdiden başlamak isterseniz demo talep ederek kendi üye listenizle örnek bir panel görebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Hazirun listesi ne demek?
Hazirun listesi, genel kurula katılma hakkı olan üyelerin listesidir. Toplantıya gelen üyeler isimlerinin karşısını imzalar; liste hem katılımı belgeler hem de toplantı yeter sayısının hesaplanmasında kullanılır.
Hazirun listesini kim hazırlar?
Liste genellikle yönetim kurulu tarafından, güncel üye kayıtlarına göre ve tüzükteki katılma şartları dikkate alınarak hazırlanır.
Dijital yoklama imzanın yerini tutar mı?
Mevzuat ve tüzüğünüz imzalı liste istiyorsa imza devam eder. Dijital yoklama; listenin hazırlanmasını, kapıdaki arama işini ve nisap sayımını hızlandırır, imzalı listeyi de doğru ve sıralı hale getirir.
Genel kurulda QR davetiye nasıl gönderilir?
Üye listesi Excel olarak sisteme yüklendikten sonra her üyeye kişiye özel QR kodlu davetiye e-posta ve WhatsApp ile tek seferde gönderilir.
