Eğitimlerde yoklama çoğu zaman kapıda dolaşan bir imza listesiyle alınır. Liste eğitim sonunda bir masada kalır, birkaç gün sonra biri tarafından Excel'e geçirilir ve okunmayan imzalar, eksik isimler, sonradan "ben de oradaydım" diyenler tartışılır. Katılım sertifikası, kredi puanı ya da devam zorunluluğu olan programlarda bu belirsizlik doğrudan sorun çıkarır.
Online yoklama sistemi, katılımı kâğıt yerine dijital olarak kaydeder. Bu yazıda online yoklamanın nasıl çalıştığını, QR kodla yoklamanın adımlarını ve yüz yüze, online ve hibrit eğitimlerde nasıl uygulandığını anlatıyoruz.
Online yoklama sistemi nedir?
Online yoklama sistemi, bir eğitim ya da oturuma kimin, hangi saatte katıldığını dijital olarak kaydeden yazılımdır. Yüz yüze eğitimlerde bu genellikle girişte QR kod okutularak, online eğitimlerde ise video konferans katılımı üzerinden yapılır. Kayıt anında oluşur; kimsenin imza listesini sonradan bilgisayara geçirmesi gerekmez.
Kâğıt yoklama ile online yoklama arasındaki fark
- Kayıt anı: Kâğıtta yoklama eğitimden sonra derlenir; online yoklamada katılım giriş anında sisteme düşer.
- Doğruluk: İmza listesine başkası adına imza atılabilir, isim okunmayabilir. QR kod kişiye özeldir ve kayıtla eşleşir.
- Oturum bazında takip: Çok oturumlu eğitimlerde her oturum için ayrı liste tutmak zordur. Online yoklamada her oturumun katılımı ayrı kaydedilir.
- Sertifika ve raporlama: Kâğıt listeden sertifika hazırlamak elle eşleştirme gerektirir. Online yoklamada sertifika doğrudan katılım kaydından üretilir.
QR kodla yoklama nasıl alınır?
QR kodlu yoklama, yüz yüze eğitimlerde en hızlı ve en az itiraz doğuran yöntemdir. Adımlar şöyledir:
- Kayıt: Katılımcı eğitime online kaydolur. Kayıt formunun nasıl hazırlanacağını eğitim kayıt formu rehberimizde anlattık.
- Kişiye özel QR: Her katılımcıya kayıt onayıyla birlikte kendisine özel bir QR kod gönderilir.
- Girişte okutma: Görevli, telefonuna kurulu uygulamayla katılımcının QR'ını okutur. Okutma bir saniyeden kısa sürer, kuyruk oluşmaz.
- Oturum kaydı: Katılım, okutulan oturuma ve saate göre kaydedilir. Panelde kimin geldiği, kimin gelmediği anlık görünür.
- Sertifika: Eğitim sonunda sertifikalar yalnızca katılımı kaydedilen kişiler için hazırlanır.
Salonda internet bağlantısı zayıfsa bu adımlar aksamamalıdır. İyi bir sistemde görevli uygulaması bağlantı olmadan da okutmaya devam eder, bağlantı gelince kayıtları eşitler.
Online ve hibrit eğitimlerde yoklama
Online eğitimlerde "kim katıldı?" sorusu video konferans aracının katılım kaydıyla cevaplanır. Bunun için oturumun kayıt sistemine bağlı olması ve her katılımcının kendi bağlantısıyla girmesi gerekir; ortak bir bağlantı paylaşıldığında kimin katıldığı ayırt edilemez.
Hibrit eğitimlerde iki yöntem birlikte çalışır: salondakiler QR ile, online katılanlar kendi bağlantılarıyla yoklamaya girer. Sonuçta tek bir katılım listesi oluşur.
Online yoklama kimler için uygundur?
- Eğitim ve danışmanlık firmaları: Düzenli tekrarlayan eğitimlerde katılım raporunu müşteriye sunmak için.
- Şirket akademileri: Bayi, müşteri ve teknik servis eğitimlerinde hangi firmadan kimin katıldığını satış ekibine raporlamak için. Marka akademisi eğitimleri sayfamızda bu senaryoyu anlattık.
- Meslek odaları, dernekler ve vakıflar: Sürekli eğitim kredisi ya da puan verilen programlarda katılımı belgelemek için.
- Sürekli eğitim merkezleri: Çok gruplu, çok oturumlu sertifika programlarında devamı takip etmek için.
Online yoklama sistemi seçerken sorulacak sorular
- QR kod kişiye özel mi, kayıtla eşleşiyor mu?
- Her oturumun katılımı ayrı kaydediliyor mu?
- Görevli uygulaması internet olmadan çalışıyor mu?
- Online oturumların katılımı da aynı listeye düşüyor mu?
- Sertifika katılım kaydından otomatik üretiliyor mu?
- Katılım raporu Excel'e aktarılabiliyor mu?
Wibilet ile eğitim yoklaması
Wibilet'te her eğitim ya da workshop oturumunu kontenjanla açarsınız. Katılımcı kaydolunca QR kodu e-postayla gider; eğitim günü görevli iOS ya da Android uygulamasıyla QR'ı okutur ve oturum katılımı kaydedilir. Online oturumlar Zoom'a bağlanır, katılım aynı listeye düşer. Eğitim bitince katılım sertifikaları yalnızca katılanlar için hazırlanır. Ayrıntılar eğitim yoklama sistemi sayfamızda.
Wibilet'i 7 gün ücretsiz deneyebilir ya da kendi eğitiminiz için örnek bir panel isteyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Online yoklama için katılımcının uygulama indirmesi gerekir mi?
Hayır. QR kod katılımcıya e-postayla gelir; telefon ekranından ya da çıktıdan okutulabilir. Uygulamayı yalnızca girişteki görevli kullanır.
QR kod başkasına verilirse ne olur?
Her QR kod tek bir kayda aittir. Aynı kod ikinci kez okutulduğunda sistem bu kaydın zaten giriş yaptığını bildirir.
Çok günlü eğitimlerde her gün yoklama alınabilir mi?
Evet. Her gün ya da her oturum ayrı tanımlanır ve katılım oturum bazında kaydedilir. Böylece kimin hangi günlere katıldığı ayrı ayrı görünür.
Yoklama listesini nasıl raporlarım?
Katılım listesi panelde anlık izlenir ve tek tıkla Excel'e aktarılır. Oturum bazında doluluk ve katılım raporları da aynı ekrandan alınır.
