Bir eğitimin, seminerin ya da workshop'un ilk adımı kayıt formudur. Form iyi kurulursa katılımcı iki dakikada kaydolur, kontenjan kendiliğinden yönetilir ve eğitim günü kimin geleceği bellidir. Kötü kurulursa eksik telefon numaraları, kontenjanı aşan kayıtlar, ödemesi belirsiz katılımcılar ve "fatura kimin adına kesilecek?" yazışmaları başlar.
Bu rehberde bir eğitim kayıt formunda hangi alanların olması gerektiğini, örnek bir form yapısını ve kontenjanlı, ücretli eğitimlerde dikkat edilecek noktaları anlatıyoruz. Rehber; eğitim ve danışmanlık firmaları, kurs merkezleri, üniversitelerin sürekli eğitim merkezleri, meslek odaları ve şirket akademileri için geçerlidir.
Eğitim kayıt formu nedir?
Eğitim kayıt formu, bir eğitime katılmak isteyen kişinin iletişim bilgilerini, katılmak istediği oturumu ve gerekiyorsa ödeme ve fatura bilgilerini topladığı formdur. Basit bir form yalnızca bilgi toplar. Bir eğitim kayıt sistemi ise bu bilgiyi kontenjana, ödemeye, yoklamaya ve sertifikaya bağlar: aynı kayıt eğitim günü yoklamada, eğitim sonunda da sertifikada kullanılır.
Eğitim kayıt formunda hangi alanlar olmalı?
Formu ne kadar kısa tutarsanız o kadar çok kişi tamamlar. Bu yüzden alanları üç gruba ayırmak işe yarar: her eğitimde şart olanlar, eğitimin türüne göre eklenenler ve yalnızca ücretli eğitimlerde gerekenler.
Her eğitimde olması gereken alanlar
- Ad ve soyad: Sertifikada yazacak isimdir. Katılımcıya "sertifikada bu şekilde yazacaktır" notunu göstermek, sonradan gelen isim düzeltme taleplerini büyük ölçüde azaltır.
- E-posta: Kayıt onayı, hatırlatma ve sertifika bu adrese gider.
- Cep telefonu: Son dakika değişikliklerinde (salon, saat, iptal) en hızlı ulaşılan kanal.
- Kurum ve unvan: Kurumsal eğitimlerde katılımcı listesini anlamlı kılar; şirket akademilerinde hangi firmadan kimin geldiğini gösterir.
- KVKK onayı: Kişisel verilerin hangi amaçla işlendiğini anlatan aydınlatma metni ve onay kutusu.
Eğitimin türüne göre eklenebilecek alanlar
- Oturum veya grup seçimi: Aynı eğitim birden fazla tarihte ya da sabah/öğleden sonra grubu olarak yapılıyorsa.
- Katılım şekli: Yüz yüze mi, online mı? Hibrit eğitimlerde salon kapasitesini planlamak için gerekir.
- Meslek, uzmanlık veya sicil numarası: Meslek odası ve dernek eğitimlerinde, kredi veya puan verilen programlarda.
- Beklenti veya ön bilgi seviyesi: Workshop'larda eğitmenin içeriği gruba göre ayarlaması için kısa bir soru.
Ücretli eğitimlerde gereken alanlar
- Bireysel / kurumsal fatura seçimi: Kurumsal seçilince vergi dairesi, vergi numarası ve fatura adresi alanları açılmalı.
- Ödeme: Kart ile online ödeme, kaydın ödeme onaylanınca kesinleşmesini sağlar.
- İndirim veya kurum kodu: Erken kayıt, üye indirimi ya da toplu katılım için.
Örnek eğitim kayıt formu
Aşağıdaki yapı, ücretli ve kontenjanlı bir yüz yüze eğitim için tipik bir örnektir:
- Oturum seçimi (ör. 14 Ocak sabah grubu – 6 kişi kaldı)
- Ad, soyad (sertifikada yazacak şekilde)
- E-posta ve cep telefonu
- Kurum ve unvan
- Fatura tipi: bireysel / kurumsal (kurumsalda vergi bilgileri)
- KVKK aydınlatma metni onayı
- Kartla ödeme
Kayıt tamamlandığında katılımcıya kişiye özel QR kodlu bir kayıt onayı e-postayla gider. Eğitim günü girişte bu QR okutulur ve yoklama kendiliğinden alınır.
Kontenjanlı eğitimlerde dikkat edilecekler
Workshop ve uygulamalı eğitimlerin çoğu kontenjanlıdır. Kontenjanı elle takip etmek, form açıkken gelen fazla kayıtları e-postayla tek tek geri çevirmek anlamına gelir. Kontenjanlı bir kayıt sisteminde:
- Her oturuma ayrı kontenjan verilir; kalan yer kayıt sayfasında görünür.
- Kontenjan dolduğunda o oturumun kaydı kendiliğinden kapanır.
- Ücretli ve ücretsiz kayıt tipleri, satış başlangıç ve bitiş tarihleriyle birlikte tanımlanır.
Bu yapının ayrıntılarını eğitim ve workshop yazılımı sayfamızda anlattık.
Form mu, kayıt sistemi mi?
Ücretsiz ve tek seferlik küçük bir eğitim için genel amaçlı bir form aracı yeterli olabilir. Ancak aşağıdakilerden biri varsa bir kayıt sistemi zaman kazandırır:
- Eğitimler düzenli tekrarlanıyorsa (her ay, her hafta),
- Kontenjan, ödeme ya da fatura söz konusuysa,
- Girişte yoklama alınıyor ve sertifika veriliyorsa,
- Katılım listesi bir satış ya da insan kaynakları ekibine raporlanıyorsa.
Bu durumlarda formu doldurmak işin yalnızca başıdır. Asıl iş; ödemeyi eşleştirmek, yoklamayı almak ve sertifikayı doğru kişilere göndermektir. Bunlar aynı kayıt üzerinde yürüdüğünde kimse listeleri elle karşılaştırmak zorunda kalmaz.
Wibilet ile eğitim kaydı nasıl işler?
Wibilet'te kayıt formunu panelden kendi alanlarınızla oluşturursunuz; oturumlara kontenjan, kayıt tiplerine fiyat verirsiniz. Ödeme sizin sanal POS'unuza geçer, onaylanınca katılımcıya QR kodlu kaydı otomatik gider. Eğitim günü görevli, mobil uygulamayla QR'ı okutur ve yoklama kendiliğinden alınır. Eğitim bitince katılım sertifikaları yalnızca katılanlar için hazırlanır ve katılımcının telefonuna düşer.
Wibilet'i 7 gün ücretsiz deneyebilir ya da kendi eğitiminiz için örnek bir panel isteyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Eğitim kayıt formunda TC kimlik numarası istemek gerekir mi?
Çoğu eğitimde gerekmez. Yalnızca resmi bir kuruma bildirim yapılan ya da resmi belge düzenlenen programlarda istenmelidir. Gereksiz kişisel veri toplamak KVKK açısından risk oluşturur ve formu uzatır.
Kontenjan dolunca bekleme listesi tutulabilir mi?
Wibilet'te kontenjan dolduğunda ilgili oturumun kaydı kapanır. Talep fazlaysa yeni bir oturum açıp aynı formdan kayıt almaya devam edebilirsiniz.
Online ve yüz yüze katılımcılar aynı formdan kaydolabilir mi?
Evet. Katılım şekli için ayrı kayıt tipleri tanımlanır. Online oturumlar Zoom'a bağlanır ve katılım kaydedilir; yüz yüze katılımcıların yoklaması girişte QR ile alınır.
Katılımcı listesini Excel'e aktarabilir miyim?
Evet. Kayıt, ödeme ve yoklama bilgileri tek tıkla Excel'e aktarılır. Elinizdeki mevcut bir katılımcı listesini de tek seferde sisteme yükleyebilirsiniz.
