Первое знакомство с конгрессом — это экран регистрации. Если участнику трудно заполнить форму, он застревает на этапе оплаты или подтверждение регистрации приходит с опозданием, первое впечатление портится, какой бы сильной ни была научная программа. Для оргкомитета неправильно выбранная система регистрации на конгресс означает списки, выгружаемые в Excel, платежи, сверяемые вручную, и очередь на входе в день конгресса.
В этой статье мы собрали в виде чек-листа вопросы, которые стоит задать при выборе системы регистрации на конгресс. Список подходит для конгрессов профессиональных ассоциаций, симпозиумов и международных встреч, которые проводят PCO-компании.
Что такое система регистрации на конгресс?
Система регистрации на конгресс — это программное обеспечение, которое позволяет участникам зарегистрироваться онлайн, оплатить регистрационный взнос и подтверждать свою личность на протяжении всего конгресса. Хорошая система не просто собирает формы: она объединяет тип регистрации, оплату, работу с тезисами, входы и сертификат участника в одной записи участника. Так ответ на вопрос «оплатил ли этот человек, пришёл ли он, готов ли его сертификат?» виден на одном экране.
На что обратить внимание при выборе системы регистрации на конгресс?
Ниже — 12 конкретных вопросов, которые можно задать каждому поставщику до принятия решения.
1. Можно ли гибко настраивать типы регистрации и цены?
На конгрессах не бывает одного билета: член ассоциации, не член ассоциации, ординатор, студент, сопровождающее лицо, представитель компании… Для каждого нужны свой взнос, своя квота и свои поля регистрации. Система должна показывать разные поля формы в зависимости от типа регистрации, а для таких категорий, как студенты, предлагать регистрацию с подтверждением (регистрация становится окончательной после проверки документов).
2. Автоматически ли работает период ранней регистрации?
Цена ранней регистрации должна сама меняться на стандартную в назначенную дату. Отслеживать это вручную — и лишняя работа, и источник ошибок.
3. На чей счёт поступает оплата и есть ли комиссия?
Многие платформы берут процент от регистрационного взноса и держат деньги на своём счёте. В бюджете конгресса эта разница превращается в серьёзную сумму. Лучше выбрать схему, при которой оплата поступает напрямую на собственный интернет-эквайринг ассоциации или PCO, а комиссия с продаж не взимается. Подробно эту модель мы описали на странице онлайн-регистрации и оплаты.
4. Правильно ли собираются данные для счетов?
За значительную часть участников регистрационный взнос оплачивает их организация. В форме должны быть варианты счёта для физического и юридического лица, поля для налогового органа и налогового номера, а бухгалтерия должна выгружать эти данные в один клик.
5. Подача тезисов — в той же системе, что и регистрация?
Когда система приёма тезисов находится отдельно, проверить, зарегистрировался ли автор устного доклада, можно только ручной сверкой. Когда регистрация и система приёма тезисов объединены в одной записи участника, эта проверка выполняется автоматически. Предварительная проверка с помощью ИИ может сообщить автору об опечатках и неполной аннотации ещё до передачи работы рецензенту.
6. Нужна ли рецензентам регистрация в системе?
Требование к рецензентам зарегистрироваться в новой системе — самая частая причина задержки рецензий. Система рецензирования, в которой рецензент оценивает работы по персональной ссылке без создания аккаунта, а опаздывающим рецензентам автоматически уходят напоминания, сокращает процесс на недели.
7. Как организован вход в день конгресса?
Поиск по фамилии на стойке регистрации на открытии с сотнями участников означает длинную очередь. Каждый участник должен получить персональный QR-код; на входе сотрудники должны сканировать его телефоном, а бейдж — печататься на месте. Важный вопрос и то, не остановится ли вход при обрыве интернет-соединения.
8. Учитывается ли посещаемость по залам и сессиям?
На конгрессах с начислением образовательных кредитов важно, кто на какой сессии присутствовал. Система должна отдельно фиксировать входы в параллельные залы, а на курсах и воркшопах с ограниченным числом мест — закрывать регистрацию при заполнении.
9. Готовится ли сертификат участника автоматически?
Система, которая формирует сертификаты не по списку регистраций, а по фактическим входам, не позволит отправить сертификат тому, кто не пришёл. На странице сертификатов участников мы показали этот процесс по шагам.
10. Есть ли мобильное приложение для участников?
Когда программа, информация о залах, объявления и сертификат участника есть у участника в телефоне, большая часть вопросов к стойке регистрации отпадает.
11. Поддерживается ли регистрация на нескольких языках?
На конгрессах с международным участием форма регистрации, информационные письма и билет должны быть как минимум на местном и английском языках.
12. Отчёты и защита персональных данных
Отчёты по типам регистрации, статусу оплаты, распределению по странам и организациям должны быть доступны в реальном времени во время конгресса и выгружаться в Excel. Согласие на обработку персональных данных и подтверждение ознакомления с уведомлением о конфиденциальности (в Турции этого требует KVKK) должны приниматься прямо в форме, а персональные данные — храниться в панели, доступ к которой есть только у нужных членов команды.
Чек-лист: вопросы поставщику
- Можно ли задавать разные цены, квоты и поля формы для разных типов регистрации?
- Меняется ли цена ранней регистрации автоматически в назначенную дату?
- На чей интернет-эквайринг поступает оплата и берётся ли комиссия с продаж?
- Тезисы, рецензирование и регистрация — в одной записи участника?
- Могут ли рецензенты оценивать работы без создания аккаунта?
- Есть ли на входе сканирование QR-кода и печать бейджей на месте?
- Можно ли отслеживать посещаемость сессий и заполнение квот?
- Формируется ли сертификат участника по фактическим входам?
- Есть ли мобильное приложение для участников и регистрация на нескольких языках?
- Можно ли смотреть отчёты в реальном времени и выгружать их в Excel?
Как Wibilet управляет этим процессом?
В Wibilet регистрация, оплата, тезисы, рецензирование, вход по QR-коду, бейджи и сертификаты участников работают в одной панели. Оплата поступает напрямую на ваш интернет-эквайринг, комиссия с продаж не взимается. Панель конгресса с вашим логотипом настраивается в тот же день. Система используется более чем на 30 выставках и мероприятиях в Турции, Центральной Азии, на Кавказе и в Африке; среднее время сканирования QR-кода — 22 миллисекунды.
Если хотите увидеть пример панели для своего конгресса, запросите демо.
Часто задаваемые вопросы
Система регистрации на конгресс и система приёма тезисов — это одно и то же?
Нет. Система регистрации управляет регистрацией и оплатой участника, а система приёма тезисов — сбором аннотаций и рецензированием. Если обе работают на одной платформе, проще проверить регистрацию докладчика и правильно подготовить сертификат участника.
На какой счёт поступают регистрационные взносы?
Это зависит от выбранной системы. Некоторые платформы собирают оплату на своём счёте и перечисляют её за вычетом комиссии. В Wibilet оплата поступает напрямую на собственный интернет-эквайринг ассоциации или организатора.
Сколько времени занимает настройка системы регистрации на конгресс?
Если типы регистрации, цены и поля формы готовы, панель конгресса в Wibilet настраивается в тот же день, и страницу регистрации можно сразу опубликовать.
Что будет, если на входе пропадёт интернет?
Приложение для сотрудников Wibilet продолжает сканировать QR-коды и без подключения к интернету; когда связь восстанавливается, данные синхронизируются.
