Bir kongrenin ilk teması kayıt ekranıdır. Katılımcı formu doldururken zorlanırsa, ödeme adımında takılırsa ya da kayıt onayı gecikirse, bilimsel program ne kadar güçlü olursa olsun ilk izlenim zayıflar. Organizasyon ekibi tarafında ise yanlış seçilmiş bir kongre kayıt sistemi; Excel'e aktarılan listeler, elle eşleştirilen ödemeler ve kongre günü kapıda oluşan kuyruk demektir.
Bu yazıda kongre kayıt sistemi seçerken sormanız gereken soruları, bir kontrol listesi halinde bir araya getirdik. Liste; dernek kongreleri, sempozyumlar ve PCO firmalarının yürüttüğü uluslararası toplantılar için geçerlidir.
Kongre kayıt sistemi nedir?
Kongre kayıt sistemi, katılımcıların online kayıt olmasını, kayıt ücretini ödemesini ve kongre süresince kimliğini doğrulamasını sağlayan yazılımdır. İyi bir sistem yalnızca form toplamaz: kayıt tipini, ödemeyi, bildiri sürecini, girişleri ve katılım belgesini tek bir katılımcı kaydı üzerinde birleştirir. Böylece "bu kişi ödedi mi, geldi mi, belgesi hazır mı?" sorusunun cevabı tek ekranda görünür.
Kongre kayıt sistemi seçerken nelere bakılmalı?
Aşağıdaki 12 madde, karar vermeden önce her sağlayıcıya sorabileceğiniz somut sorulardır.
1. Kayıt tiplerini ve fiyatlarını esnek tanımlayabiliyor musunuz?
Kongrelerde tek bir bilet yoktur: dernek üyesi, üye olmayan, asistan, öğrenci, refakatçi, firma temsilcisi… Her biri için ayrı ücret, ayrı kontenjan ve ayrı kayıt alanları gerekir. Sistem; kayıt tipine göre farklı form alanları göstermeli, öğrenci gibi tiplerde onaylı kayıt (belge kontrolünden sonra kesinleşen kayıt) seçeneği sunmalıdır.
2. Erken kayıt dönemi otomatik işliyor mu?
Erken kayıt fiyatının belirlenen tarihte kendiliğinden normal fiyata dönmesi gerekir. Bunu elle takip etmek hem iş yükü hem de hata kaynağıdır.
3. Ödeme kimin hesabına geçiyor ve komisyon var mı?
Birçok platform kayıt ücretinden yüzde komisyon alır ve parayı kendi hesabında bekletir. Kongre bütçesinde bu fark ciddi bir tutara ulaşır. Tercihen ödemenin doğrudan derneğin ya da PCO'nun kendi sanal POS'una geçtiği, satıştan komisyon alınmayan bir yapı seçin. Online kayıt ve ödeme sayfamızda bu modeli ayrıntılı anlattık.
4. Fatura bilgileri doğru toplanıyor mu?
Katılımcıların önemli bir kısmının kayıt ücretini kurumu öder. Formda bireysel ve kurumsal fatura seçeneği, vergi dairesi ve vergi numarası alanları olmalı; muhasebe ekibi bu bilgiyi tek tıkla dışa aktarabilmelidir.
5. Bildiri gönderimi kayıtla aynı sistemde mi?
Bildiri sistemi ayrı bir yerde olduğunda, sözlü sunum yapacak yazarın kaydını yaptırıp yaptırmadığını kontrol etmek elle eşleştirme gerektirir. Kayıt ve bildiri sistemi aynı katılımcı kaydında birleştiğinde bu kontrol kendiliğinden yapılır. Yapay zekâ destekli ön kontrol, yazım hatalarını ve eksik özeti hakeme gitmeden önce yazara bildirebilir.
6. Hakem süreci üyelik gerektiriyor mu?
Hakemlerden yeni bir sisteme üye olmalarını istemek, değerlendirmelerin gecikmesinin en yaygın sebebidir. Hakemin kendisine gelen kişiye özel bağlantıdan, hesap açmadan değerlendirme yapabildiği ve geciken hakeme hatırlatmanın otomatik gittiği bir hakem değerlendirme sistemi süreci haftalarca kısaltır.
7. Kongre günü giriş nasıl yapılıyor?
Kayıt masasında isim aramak, yüzlerce kişilik açılışta uzun kuyruk demektir. Her katılımcıya kişiye özel QR kod gönderilmeli; girişte görevliler bu kodu telefonla okutabilmeli, yaka kartı yerinde basılabilmelidir. İnternet bağlantısı kesildiğinde girişin durmaması da önemli bir sorudur.
8. Salon ve oturum bazında katılım takip ediliyor mu?
Kredilendirilen kongrelerde kimin hangi oturuma katıldığı önem taşır. Sistem; paralel salonlarda girişleri ayrı ayrı kaydetmeli, kontenjanlı kurs ve workshoplarda kapasite dolduğunda kaydı kapatabilmelidir.
9. Katılım belgesi kendiliğinden hazırlanıyor mu?
Belgeyi kayıt listesine göre değil, gerçek giriş kayıtlarına göre üreten bir sistem, gelmeyen kişiye belge gitmesini önler. Katılım belgesi sistemi sayfamızda bu akışı adım adım gösterdik.
10. Katılımcılar için mobil uygulama var mı?
Program, salon bilgileri, duyurular ve katılım belgesi katılımcının telefonunda olduğunda, kayıt masasına gelen soruların büyük kısmı ortadan kalkar.
11. Çok dilli kayıt destekleniyor mu?
Uluslararası katılımlı kongrelerde kayıt formu, bilgilendirme e-postaları ve bilet en azından Türkçe ve İngilizce olmalıdır.
12. Raporlar ve KVKK
Kayıt tipi, ödeme durumu, ülke ve kurum dağılımı gibi raporlar kongre sırasında canlı izlenebilmeli ve Excel'e aktarılabilmelidir. Katılımcıdan açık rıza ve aydınlatma metni onayı form üzerinde alınmalı, kişisel veriler yalnızca gerekli ekip üyelerinin erişebildiği bir panelde tutulmalıdır.
Kontrol listesi: sağlayıcıya sorulacak sorular
- Kayıt tiplerine göre farklı fiyat, kontenjan ve form alanı tanımlanabiliyor mu?
- Erken kayıt fiyatı belirlenen tarihte kendiliğinden değişiyor mu?
- Ödeme kimin sanal POS'una geçiyor, satıştan komisyon alınıyor mu?
- Bildiri, hakem ve kayıt aynı katılımcı kaydında mı?
- Hakemler hesap açmadan değerlendirebiliyor mu?
- Girişte QR okutma ve yerinde yaka kartı basımı var mı?
- Oturum bazlı katılım ve kontenjan takibi yapılabiliyor mu?
- Katılım belgesi gerçek girişlere göre mi hazırlanıyor?
- Katılımcı mobil uygulaması ve çok dilli kayıt var mı?
- Raporlar canlı izlenip Excel'e aktarılabiliyor mu?
Wibilet bu süreci nasıl yönetiyor?
Wibilet'te kayıt, ödeme, bildiri, hakem değerlendirmesi, QR giriş, yaka kartı ve katılım belgesi aynı panelde yürür. Ödeme doğrudan sizin sanal POS'unuza geçer ve satıştan komisyon alınmaz. Kongre paneli kendi logonuzla aynı gün kurulur. Türkiye, Orta Asya, Kafkasya ve Afrika'da 30'dan fazla fuar ve etkinlikte kullanılan sistemde ortalama QR okuma süresi 22 milisaniyedir.
Kendi kongreniz için örnek bir panel görmek isterseniz demo talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kongre kayıt sistemi ile bildiri sistemi aynı şey mi?
Hayır. Kayıt sistemi katılımcının kaydını ve ödemesini yönetir; bildiri sistemi özetlerin toplanmasını ve hakem değerlendirmesini. İkisinin aynı platformda olması, sunum yapacak yazarın kaydını kontrol etmeyi ve katılım belgesini doğru hazırlamayı kolaylaştırır.
Kongre kayıt ücretleri hangi hesaba yatar?
Bu, seçtiğiniz sisteme bağlıdır. Bazı platformlar ödemeyi kendi hesabında toplayıp komisyon düşerek aktarır. Wibilet'te ödeme doğrudan derneğin ya da organizatörün kendi sanal POS'una geçer.
Kongre kayıt sistemi kurulumu ne kadar sürer?
Kayıt tipleri, fiyatlar ve form alanları hazırsa Wibilet'te kongre paneli aynı gün kurulur ve kayıt sayfası yayına alınabilir.
Kongre girişinde internet kesilirse ne olur?
Wibilet'in görevli uygulaması QR girişi internet bağlantısı olmadan da okumaya devam eder; bağlantı geldiğinde kayıtlar senkronize olur.
